با وسعت پیدا کردن هر سازمان امکان بوجود آمدن جریان های موازی و تکراری، پیدایش چرخه های هزینه ساز و ایجاد بروکراسی های نامحسوس اما هزینه بر از جمله مواردی است که سازمانها با آنها درگیر هستند. با خرید نرم افزار BPMS شما در حقیقت یک نرم افزار برای سازمان خود تهیه نمی کنید زیرا که لازمه پیاده سازی صحیح و عملگرای آن در یک سازمان در ابتدا مدل سازی فرآیندهای سازمان مذکور (تشخیص و فهم صحیح فرآیندهای سازمان – Business Modeling via BPMN) است که باعث یافت جریان های موازی ویا تکراری، روندهای کاری هزینه بر، کمبودها در جریان های کاری، بازبینی کامل نقش ها و عملکردهای سازمان، نظام سازی برای مواردی که بی نظمی در آنها مشاهده می شود و مواردی دیگر که در نهایت قطعا به بهبود عملکرد سازمان و تسریع حرکت جریان های کاری در سازمان خواهد شد.

در همین گام و گام بعدی با تشخیص کمبودها و نواقص Entity هایی که در Flow های سازمان حرکت میکنند( همچون فرم ها سازمانی) به بهبود آن Entity که باعث بهبود در جمع آوری اطلاعات خواهد شد می انجامد و در نهایت به بهبود پاسگویی سیستم در مورد سوال های پرسیده شده از او، بهبود سیستم گزارش گیری و در نهایت دیتاماینینگ آن خواهد شد.

یکی از نکات کلیدی در افزار BPMS آن است که گزارش ها نباید از پیش تعیین شده باشند، بلکه باید بر اساس نیاز سازمان طراحی و بارگذاری شوند. آنچه در نهایت برای سازمان اهمیت دارد گزارشاتی است که به مدیران سیستم داده می شود و در صورتی که این گزارشات با نیازهای سازمان همسو نباشد عملا بی فایده خواهد بود.