این نرم افزار می‌تواند نوع اسناد را با توجه به قالب های معرفی شده به نرم افزار تشخیص داده و به عنوان ایندکس ذخیره نماید.
نرم افزار فرم های مورد نظر را پس از پردازش به درستی شناسایی می‌کند. سپس تمامی اسناد درون Docuwareآپلود شده و ایندکس مورد نظر آن نیز درج می‌گردد.
هنگامی که تعداد زیادی فایل را می خواهیم به صورت یکجا و طبقه بندی شده در نرم افزار DocuWare وارد کنیم، ابتدا نمونه فرم ها و اسناد مورد استفاده را به نرم افزار معرفی کرده که می تواند به عنوان مثال تصویر کارت ملی یا فاکتور فروش باشد. سپس مسیر فایل های مورد نظر را به نرم افزار داده و نرم افزار فایل ها را با توجه به نمونه های تعریف شده، شناسایی کرده و بر همین اساس در نرم افزار DocuWare وارد می کند.