اکثر شرکت ها سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) را دارند. در ابتدا ، یک راه حل CRM می تواند داده های مربوط به مشتریان بالقوه ، تماس های فروش و پیشنهادات را مدیریت کند. هنگامی که یک خریدار احتمالی مشتری می شود ، راه حل اطلاعاتی مانند تماس ، قرارداد ، تاریخ تمدید و تعاملات مشتری را ردیابی می کند. وقتی شرکت ها راه حل CRM را اجرا می کنند ، اغلب از یک مسئله اساسی غافل می شوند - نحوه مدیریت و سازماندهی اسناد مشتری که به معاملات CRM متصل هستند.

مدیریت موثر اطلاعات مشتری با شیوه های مدیریت اسناد سالم آغاز می شود. یک استراتژی مدیریت اسناد اولین گام حیاتی برای مدیریت موثر داده های مشتری و در نهایت ، بهبود تجربه مشتری است.

چرا شرکت شما علاوه بر نرم افزار CRM به مدیریت اسناد نیز نیاز دارد؟

1.     بدون مدیریت اسناد ، دسترسی به بسیاری از مهمترین اطلاعات مشتری آسان نیست. راه حل های CRM برای مدیریت داده های ساختاری مانند نام و آدرس شرکت ، شماره سفارش و مسائل پشتیبانی و وضوح آنها طراحی شده اند. این اطلاعات مشتری فقط می تواند چیزهای زیادی به شما بگوید. بینش واقعی از ترکیب آن با اطلاعات مندرج در اسناد مرتبط مانند پیشنهادها ، قراردادها ، مکاتبات و نامه های الکترونیکی حاصل می شود که زمینه آن داده ها را فراهم می کند.

2.     سرعت پاسخگویی نمایندگان فروش و خدمات مشتری به سوالات مشتری ، عنصر اساسی تجربه مشتری است. وقتی سابقه کاملی از داده های مشتری و اسناد همراه در یک پایگاه داده مرکزی وجود نداشته باشد ، کیفیت خدمات شما ارائه می شود. پاسخ پرسنل شما کندتر خواهد بود و ممکن است پاسخ آنها به سوالات مشتری ناقص باشد. با مدیریت اسناد ، پیگیری بسیار سریعتر و کارآمدتر انجام می شود زیرا همه اعضای تیم مجاز اطلاعات لازم را در نوک انگشتان خود دارند. ایجاد یکپارچه سازی بین سیستم CRM و سیستم مدیریت اسناد ، ورود داده های تکراری را نیز از بین می برد. اطلاعات را می توان یک بار وارد کرد و به اشتراک گذاشت.

 

3.     مشتریان می توانند از طریق چندین کانال با شرکت شما ارتباط برقرار کنند و انتظار دارند خدمات یکسانی داشته باشند ، خواه از طریق ایمیل ، فرم وب ، از طریق chatbot یا دستگاه تلفن همراه با شما تماس بگیرند. مشتریان از تأخیرهایی که وقتی اطلاعات آنها در سیستم های متعدد و جدا از هم پراکنده می شود ، ناامید می شوند. به آخرین باری که با شرکتی تماس گرفته اید و قبل از حل مشکل از بخشی به بخش دیگر منتقل شده اید ، فکر کنید. همچنین ممکن است نگران نباشند که اطلاعاتشان بلافاصله پیدا شود.

4.     مخاطرات سو مدیریت اطلاعات مشتری به سرعت در حال افزایش است. اخبار مربوط به نقض حریم خصوصی و نقض امنیت امری عادی است. علاوه بر این ، دولت های فدرال و ایالت با مقررات جدید مربوط به اطلاعات مشتری درگیر می شوند. پرداختن به این الزامات جدید و غالباً متناقض بدون مدیریت اسناد یک پیشنهاد ضرر آور است.

 

5.     اگر آنها از خدماتی که شما ارائه می دهید راضی نیستند ، مشتریان می توانند بلافاصله نارضایتی خود را از طریق رسانه های اجتماعی اشتراک بگذارند. شرکتهایی که کمتر از انتظارات مشتری هستند تنها با یک توئیت یا بررسی همکار به دور از انتقادات عمومی هستند که می تواند به اعتبار آنها آسیب برساند و تأثیر مستقیم بر روی خط اصلی بگذارد.

6.     حجم گسترده و تنوع اطلاعات مشتری به طور مداوم در حال افزایش است. طبق پیش بینی صادر شده توسط شرکت تحلیلگر IDC ، میزان داده های ایجاد شده بین سال های 2020 و 2024 از مقدار ایجاد شده در 30 سال گذشته پیشی خواهد گرفت. اگر اکنون شروع به ایجاد یک استراتژی برای مدیریت این رشد نکنید ، چه زمانی این کار را انجام می دهید؟

ادغام می تواند با یک بازده بزرگ ساده باشد

روند ادغام لازم نیست پیچیده باشد. DocuWare Smart Connect شرایط را مستقیماً از رابط CRM شما می خواند و از آنها برای جستجوی اسناد مرتبط استفاده می کند. با یک کلیک یا کلید ترکیبی ، کاربران بلافاصله تمام اسناد مربوطه را بر روی صفحه مشاهده می کنند - از جمله سفارشات ، فاکتورها ، قراردادها ، ایمیل ها ، رسیدها ، بیانیه ها و هر سند دیگر مربوط به یک پروژه ، معامله یا مشتری. کارمندان اطلاعات را از یک رابط دریافت می کنند تا اینکه برای تأیید آنها مجبور شوند بین دو پنجره جابجا شوند. هنگامی که شرکت شما از Smart Connect برای ادغام DocuWare و CRM شما استفاده می کند ، سیستم ها را برای انتقال و همگام سازی اطلاعات برای یکپارچگی فرآیند به طور موثر متصل می کند.

 

یک راه حل مدیریت اسناد ، دسترسی کامل به اطلاعات را مستقیماً از طریق Microsoft Dynamics 365 یا هر سیستم CRM دیگر ، با رعایت کامل دستورالعمل های حفاظت از داده ، تضمین می کند. این مهم است زیرا بررسی کامل مشتری ، از شناسایی مشتری احتمالی تا خرید ، تحقق و نگهداری مشتری ، مستلزم آن است که اطلاعات کلیدی مشتری در سراسر فرآیند موجود باشد. اسناد و مطالب مهم باید قابل دستیابی و در دسترس این فرآیندها باشد و به روشی هماهنگ و ساخت یافته مدیریت شود. این اتصال قدرتمندی است که ادغام مدیریت اسناد و CRM شما ارائه می دهد.