Adam Uzialko

Freelance Editor

business.com Staff

آدام اوزیالکو نویسنده و سردبیر سایت business.com و Business News Daily است. او 7 سال تجربه حرفه ای با تمرکز بر مشاغل کوچک و استارتاپ ها دارد. وی موضوعاتی از جمله بازاریابی دیجیتال ، سئو ، ارتباطات تجاری و سیاست های عمومی را پوشش داده است. وی همچنین در مورد فناوری های نوظهور و تلاقی آنها با تجارت ، از جمله هوش مصنوعی ، اینترنت اشیا و بلاکچین ، مطالبی را نوشت.

DocuWare یک نرم افزار کاربرد آسان برای مدیریت اسناد و مناسب برای مشاغل کوچک و متوسط ​​است. این شامل یک سیستم اتوماسیون گردش کار انعطاف پذیر است که آن را تقریباً با هر گردش کار سازگار می کند. این یک رابط کاربری کاملاً سازمان یافته است که از قابلیت کشیدن و رها کردن بهره می برد. تصویربرداری اسناد و شناسایی نوری کاراکتر (OCR) اسناد را طبقه بندی می کند و به طور خودکار متا دیتا را اعمال می کند . در صورت تمایل کاربران می توانند به صورت دستی متا دیتا را اصلاح یا اضافه کنند.

ویژگی های DocuWare

ویژگی های اتوماسیون DocuWare با ساده سازی برخی از عملکردها ضمن ساده سازی ایجاد و تأیید سند ، بار تیم شما را بر دوش می کشد تا کارمندان شما بتوانند روی موارد مهمتری تمرکز کنند.

در اینجا برخی دیگر از ویژگی های اصلی در مورد DocuWare را که نظر ما را جلب کرد بیان می کنیم:

تصویربرداری اسناد و OCR: DocuWare همزمان با اسکنر شما و همچنین آپلودهای دیجیتال شما کار می کند ، با استفاده از OCR و هوش مصنوعی اسناد کاغذی را به صورت خودکار بر اساس متن، فهرست می شوند.

جستجو: نمایه سازی هوشمند و متن کامل DocuWare با ارائه چندین روش برای یافتن اسناد ، یافتن اسناد را آسان می کند. هر سندی که بارگذاری می شود با استفاده از اصطلاحات کلیدی مشخص شده در سند توسط هوش مصنوعی طبقه بندی می شود. این اطلاعات را می توان بصورت دستی توسط کاربران تکمیل کرد تا دقت بیشتری را در جستجوها ایجاد کند.

اتوماسیون گردش کار: عملکرد کشیدن و رها کردن برای هر کسی ، حتی افراد بدون مهارت فنی ، امکان ایجاد گردش کار سفارشی را برای تقریباً هر فرآیند کاری شامل اسناد و پرونده های دیجیتال یک شرکت فراهم می کند. ایجاد گردش کار به سادگی تنظیم وظایف خاص و محرک های تعیین تکلیف ، همراه با دستورات if / then است که در نمودار جریان با کد رنگی قابل پیگیری نمایش داده می شوند. هنگامی که تسک یا سندی تایید می شود ، گردش کار به کاربران اطلاع می دهد و سپس به طور خودکار به مرحله بعدی فرآیند می رود تا اینکه گردش کار با موفقیت انجام شود.

نسخه سازی: ابزار کنترل نسخه DocuWare به طور خودکار ویرایش های انجام شده در اسناد را به عنوان نسخه های جدید ذخیره می کند. از طریق ویژگی نسخه بندی ، کاربران می توانند به تاریخچه کامل یک سند دسترسی داشته و به نسخه های قبلی مراجعه کنند.

ادغام ها: DocuWare ادغام هایی را با SharePoint ، بیشتر CRM ها و ERP ها ، Microsoft Outlook و موارد دیگر ارائه می دهد. ادغام ها برای حداکثر 500 برنامه مختلف موجود است.

از نقاط قوت DocuWare می توان به اتوماسیون گردش کار اشاره کرد که تنظیم آن تقریباً بدون دردسر است.

طرفداران

سهولت استفاده: DocuWare دارای یک رابط کاربری است که دارای قابلیت کشیدن و رها کردن است ، که یادگیری و استفاده از نرم افزار را آسان می کند. می توانید اسناد کاغذی را به روش های مختلف بارگذاری کنید ، و هنگامی که اسناد اضافه می شوند ، نرم افزار به طور خودکار آنها را طبقه بندی و نمایه می کند.

تصویربرداری اسناد و OCR: فرآیند تصویربرداری DocuWare به طور خودکار فراداده را به اسناد مبتنی بر OCR اضافه می کند. این سیستم برای هر سندی که اسکن شده است ، یک درجه اطمینان را نشان می دهد و نشان می دهد که سیستم تا چه اندازه توانسته است پرونده را فهرست بندی کند. این امر باعث می شود تا کاربران بتوانند تعیین کنند که چه زمانی باید فوق داده اضافی به صورت دستی اضافه شود.

مدیرت اتوماسیون گردش کار: مدیرت اتوماسیون گردش کار به همین ترتیب آسان است و شامل نمودار جریان و قابلیت کشیدن و رها کردن است که مدیران از آنها برای تنظیم گردش کار سفارشی استفاده می کنند ، حتی اگر هیچ زمینه برنامه نویسی نداشته باشد. پس از ایجاد گردش کار ، می توان آنها را روی هر پرونده ای اعمال کرد تا اعضای تیم را در محل کار نگه دارد و از مسئولیت های آنها در سیستم مطلع باشد.